Trình tự thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay được thực hiện ra sao? Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ ra sao?

Trình tự thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay được thực hiện ra sao?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 12 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), trình tự thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện như sau:

– Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế ngừng tiếp nhận hóa đơn điện tử và không gửi thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đối với người nộp thuế thuộc trường hợp quy định tại điểm a, điểm b, điểm d và hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chuyển đổi phương pháp tính thuế tại điểm c khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP kể từ ngày tổ chức, cá nhân chấm dứt hiệu lực mã số thuế hoặc kể từ ngày cơ quan thuế ban hành thông báo người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký hoặc quyết định cưỡng chế nợ thuế.

– Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (theo Mẫu số 01/TB-NSD Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này) và ngừng tiếp nhận hóa đơn điện tử, ngừng tiếp nhận hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đối với người nộp thuế này thuộc trường hợp quy định tại điểm c, điểm h khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 12 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) khi nhận được thông báo của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc tạm ngừng kinh doanh hoặc văn bản của người nộp thuế về việc tạm ngừng kinh doanh hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn.

– Thủ trưởng cơ quan thuế quản lý trực tiếp ban hành thông báo điện tử về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đến người nộp thuế thuộc trường hợp quy định tại điểm e, điểm i khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (theo Mẫu số 01/TB-NSD Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP) kể từ ngày cơ quan thuế nhận được thông báo của cơ quan có thẩm quyền.

– Thủ trưởng cơ quan thuế quản lý trực tiếp gửi thông báo điện tử đến người nộp thuế thuộc trường hợp quy định tại điểm đ, điểm g khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP trong thời gian 01 ngày làm việc sau khi nhận được thông báo của cơ quan có thẩm quyền gửi cơ quan thuế hoặc ngay sau khi xác định người nộp thuế thuộc diện rủi ro rất cao theo quy định tại điểm k khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để yêu cầu người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử.

+ Người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo điện tử. Người nộp thuế có thể đến cơ quan thuế giải trình trực tiếp hoặc bổ sung thông tin, tài liệu hoặc bằng văn bản.

+ Người nộp thuế tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử hoặc giải trình bổ sung, cụ thể:

• •  Trường hợp người nộp thuế đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu đầy đủ và chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật thì người nộp thuế tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Trường hợp người nộp thuế đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu mà không chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật thì ngay trong ngày làm việc, cơ quan thuế tiếp tục gửi thông báo lần 2 yêu cầu người nộp thuế bổ sung thông tin, tài liệu. Người nộp thuế thực hiện giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo điện tử lần 2.

+ Hết thời hạn theo thông báo mà người nộp thuế không giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu thì cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 01/TB-NSD Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và xử lý theo quy định.

Bảo quản và lưu trữ hóa đơn chứng từ ra sao?

Căn cứ theo Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ được quy định như sau:

(1) Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

– Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

– Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

(2) Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

(3) Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

– Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

– Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

– Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy như thế nào?

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy được quy định như sau:

(1) Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

(2) Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

(3) Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Theo Thuvienphapluat.vn

Cảm ơn!