Để làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cần đến những cơ quan nào?

1. Cơ sở pháp lý

Theo Điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:

– Bộ Ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước. Bộ Ngoại giao có thể ủy quyền cho cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

– Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (Cơ quan đại diện) có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

Như vậy, tùy thuộc việc thực hiện tại Việt Nam hay tại nước ngoài, người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự sẽ liên hệ các cơ quan tương ứng.

2. Cơ quan thực hiện tại Việt Nam

Tại Việt Nam, hiện nay có 02 cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự:

• Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao

– Địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội.

– Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết quả: Từ thứ Hai đến thứ Sáu và sáng thứ Bảy, trừ các ngày lễ, Tết.

– Phụ trách hồ sơ từ các cá nhân, tổ chức trong khu vực phía Bắc.

• Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh

– Địa chỉ: 184 bis Pasteur, Quận 1, TP.HCM.

– Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết trả: các ngày làm việc trong tuần và sáng thứ Bảy, trừ Chủ Nhật và các ngày lễ, Tết.

– Phụ trách hồ sơ từ các cá nhân, tổ chức trong khu vực phía Nam.

• Trụ sở của các cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (tên cơ quan Ngoại vụ địa phương, địa chỉ, thời gian nhận và trả kết quả của các cơ quan này đề nghị xem tại Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự – Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam.gov.vn )

3. Cơ quan có thẩm quyền Hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài

Những cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài là Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Bao gồm:

• Các Đại sứ quán Việt Nam ở nước ngoài
• Các Tổng Lãnh sự quán Việt Nam
• Các Lãnh sự quán Việt Nam

4. Ví dụ cụ thể về hợp pháp hóa lãnh sự ở một số quốc gia:

a. Hoa Kỳ (Mỹ):

Các giấy tờ của Mỹ có thể được hợp pháp hóa lãnh sự tại Mỹ hoặc Việt Nam để sử dụng tại Việt Nam. 

• Đại sứ quán Việt Nam tại Mỹ: 1233 20th Street, NW, Suite 400, Washington, DC 20036.
• Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại San Francisco: 1700 California St, Suite 580, San Francisco, CA 94109.

b. Trung Quốc:

Chứng nhận lãnh sự giấy tờ Trung Quốc sử dụng tại Việt Nam được thực hiện tại các Cơ quan: Vụ Lãnh sự Bộ Ngoại giao Trung Quốc hoặc Bộ Ngoại giao Trung Quốc tại Hồng Kông và Macao, hoặc cơ quan ngoại giao địa phương được uỷ quyền.

• Bộ Ngoại giao Trung Quốc: Tầng 7, Tòa nhà Nam Bộ Ngoại giao, Số 2 Chao Yang Men Nan Da Jie, Quận Triều Dương, Bắc Kinh.

Hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc sẽ thực hiện tại:

•  Đại sứ quán Việt Nam tại Trung Quốc, địa chỉ cụ thể: No 32 Phố Guanghua, Quận Triều Dương, Bắc Kinh, Trung Quốc.

c. Đức

Theo quy định của chính quyền hai nước Việt Nam và Đức thì:

– Toàn bộ hai bước của thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Đức để sử dụng tại Việt Nam cần được thực hiện tại Đức.

– Toàn bộ hai bước của thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Đức cho giấy tờ cấp tại Việt Nam để sử dụng tại Đức cần được thực hiện tại Việt Nam.

Đầu tiên, cần xin chứng nhận lãnh sự của cơ quan có thẩm quyền tại Đức. Cơ quan có thẩm quyền sẽ khác nhau tùy vào tài liệu do Liên bang hay do các Bang của Đức cấp. Cụ thể:

– Với các tài liệu do Liên bang cấp:

•  Đối với các tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền và tòa án Liên bang cấp thì cơ quan có thẩm quyền là Văn phòng quản lý Liên Bang (Federal Office of Administration), trụ sở tại Cologne (Bundesverwaltungsamt)
•  Đối với các tài liệu do Tòa án sáng chế liên bang và cơ quan sáng chế Đức cấp thì cơ quan có thẩm quyền là Chủ tịch văn phòng sáng chế Đức.

– Với các tài liệu do các Bang của Đức cấp (Länder):

• Cơ quan có thẩm quyền không được quy định thống nhất ở các bang. Do đó, cơ quan ban hành tài liệu sẽ tư vấn cho bạn về cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận này.

Tiếp theo cần xin chứng nhận lãnh sự của Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Đức, địa chỉ cụ thể như sau:

• Bộ phận Lãnh sự của Đại sứ quán Việt Nam tại Berlin: Elsenstraße 3, 12435 Berlin-Treptow.
• Bộ phận Lãnh sự của Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Frankfurt: Kennedyallee 49, 60569 Frankfurt am Main

d.  Hàn Quốc

Cách thức hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ được cấp tại hàn quốc tiến hành các bước như sau:

Bước 1: Trường hợp đối với các hồ sơ do cơ quan HQ cấp: cần công chứng chữ ký/dịch thuật công chứng tại văn phòng công chứng tại HQ.

Bước 2:  Xin hợp pháp hóa lãnh sự ở Bộ Ngoại Giao Hàn Quốc.

Bước 3: Xin hợp pháp hóa lãnh sự ở Đại sứ quán Việt Nam tại Hàn Quốc.

Các hồ sơ được cấp ở HQ sau khi được xử lý như các bước bên trên đã đủ tính pháp lý và có thể sử dụng hợp pháp tại VN, nộp cho các cơ quan có thẩm quyền tại VN.

5. Kết luận

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự luôn gắn liền với hai nhóm cơ quan:

• Tại Việt Nam: Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao, Sở Ngoại vụ TP.HCM.
• Tại nước ngoài: Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận của nước sở tại và Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam.

Người nước ngoài khi tham gia giao dịch mua bán căn hộ cao cấp tại Việt Nam cần đặc biệt lưu ý chuẩn bị đúng quy trình này để hồ sơ được công nhận hợp pháp, tránh việc bị từ chối tại cơ quan công chứng hoặc cơ quan đăng ký đất đai.

Cảm ơn!